Bedrijven en Bedrijfsleven

E-Facturatie

donderdag, 26-7-2018  

“Met E-Facturatie worden facturen in hun geheel elektronisch ontvangen en verwerkt. Dat wil zeggen dat er geen papier bij betrokken is. Zelfs de controle vindt plaats door een geautomatiseerd systeem. Dit proces staat ook wel bekend als het purchase to pay proces. Er komt geen personeel tussen die een blik werpt op de factuur. Alle processen die nodig zijn voor een gedegen verwerking van de factuur, vindt plaats op een geautomatiseerde manier. Veel bedrijven sturen en ontvangen inmiddels als PDF-documenten hun facturen uit. Dit is al voordelig doordat ook uit PDF-facturen data elektronisch eruit gehaald kan worden. Bij E-Facturatie is Object Character Recognition verwerkt. Voor veel PDF-facturen was dit ook al mogelijk, maar met E-Facturatie gaat dit nog nauwkeuriger. Vandaar dat inmiddels het E-Factureren Overheid in gang is gezet. Veel bedrijven die facturen versturen naar overheidsinstanties, moeten nu overgaan naar E-Factureren Overheid. Dit vereist voor sommige organisaties enige veranderingen. Met name in hun facturatiesysteem, mocht het huidige systeem niet geschikt zijn om te voldoen aan E-Factureren Overheid. Hoewel het veel werk gaat vragen, gaan we gauw de voordelen merken van de E-Facturatie. Het biedt namelijk veel snelheid en nauwkeurigheid. Waar voorheen veel communicatie en zoekwerk bij kwam kijken, wordt de facturenverwerking eenvoudiger dankzij de OCR.

E-Factureren Overheid met XML

Het OCR werkt nog beter als facturen verstuurd worden als een XML-bestand, wat de documentvorm is die vereist is voor E-Facturatie. XML staat voor Extensible Markup Language. Het is een bestand waarin een taal is verwerkt die veel standaarden kent. Facturen als XML-bestanden worden als databestanden verstuurd. Met een Purchase to Pay Systeem wordt de data ingelezen. Dit is de werking en de bedoeling van E-Factureren Overheid. Een financiële administratie die geheel geautomatiseerd plaatsvindt, zonder dat hier mensenogen en mensenhanden bij betrokken worden. Dit wordt ook wel straight-through processing. Om deze E-Facturatie goed te laten verlopen is een Purchase to Pay Systeem nodig, afgekort een P2P systeem. E-Factureren Overheid heeft niet alleen betrekking op de vormgeving van de factuur, maar ook de verwerking ervan wat betreft het koppelen aan de overige administratie van een bedrijf. Vaak moeten facturen gekoppeld worden met opdrachtnummers of inkooporders. Een goed ingericht P2P systeem is in staat de data in te lezen en deze te controleren met de bijbehorende inkooporder. Wanneer er een discrepantie is, dan wordt de factuur geweigerd en teruggestuurd naar de leverancier. Om deze controle bij E-Facturatie uit te voeren, vraagt E-Factureren Overheid om systemen als Basware zo in te richten dat deze controle en koppeling goed plaatsvinden.

De juiste software

Laat u daarom goed inlichten voor een optimale E-Facturatie om goed voorbereid te zijn op E-Factureren Overheid. Op de website icreative2p.com leest u veel over de achtergrond van E-Facturatie en E-Factureren Overheid. Daarnaast komt u ook meer te weten over de beschikbare softwaresystemen voor E-Facturatie. De website icreative2p.com benoemt met name het systeem Basware, bekend van het Basware Network. Een open netwerk waarin een any-to-any conversie plaatsvindt tussen de facturen en bestellingen. Dankzij dit netwerk zitten administraties aan elkaar gekoppeld, waardoor de verwerking van financiën en bestellingen zo beter op elkaar afgesteld is. Met Basware wordt de conversie geregeld en hebben de gebruikers hier geen omkijken naar. Een ander systeem is Kofac, een leverancier van scan en capture oplossingen waarmee informatie gedigitaliseerd, gestandaardiseerd en opgeslagen wordt. Deze oplossingen werken goed samen met CMS, DMS en ERP systemen. Voor een goede voorbereiding voor E-Facturatie voor E-Factureren Overheid zijn systemen als Basware en Kofax nodig, voor de P2P, de any-to-any conversies, het digitaliseren, standaardiseren en opslaan van data. Ga naar icreative2p.com voor informatie en advies voor E-Factureren Overheid.”

Lees meer…

Share on FacebookShare on Google+Tweet about this on TwitterShare on LinkedIn


Comments are closed.