Cursus en Opleidingen

Purchase to Pay

donderdag, 28-6-2018  

Partner in Purchase to Pay Automatisering | ICreative

Het Purchase to Pay Process: oftewel P2P, staat voor de elektronische verwerking van de bedrijfsadministratie op het gebied van facturatie en inkoop. Om dit te bewerkstelligen moet de administratie van een organisatie digitaal gebouwd zijn, zodat er een digitale verwerking plaats kan vinden van facturen en bestellingen. Nog beter zal zijn als de administratie van leveranciers op dezelfde manier gebouwd is. Een van de gevolgen van de digitalisering is dat er geen personen betrokken zijn bij de verwerking van een order en factuur. Waar voorheen mensenhanden de informatie invoerden in een systeem en nummers en bedragen in de computer zetten, om deze vervolgens de juiste bestelbonnen erbij te zoeken. Deze handelingen kosten voorheen veel tijd. Soms kan er dagen overheen gaan, voordat een bestelling en een factuur eenmaal in een systeem aan elkaar gekoppeld zijn. De betaling duurt daardoor ook langer. Met P2P wordt dit allemaal geautomatiseerd. Dit is de werking van een Purchase to Pay Process: geautomatiseerde business regels worden ingelezen zodat een elektronische factuur verwerkt kan worden. Het proces wordt ook wel straight-through processing genoemd. Niet alleen worden gegevens snel ingevoerd, maar ze worden ook gecontroleerd op basis van de gegevens in het systeem. Herkenning vindt met Purchase to Pay op snelle wijze plaats als dit op de juiste manier is ingesteld.

Purchase to Pay Process: een nieuwe weg

De overheid vraagt bedrijven nu om sneller naar een digitale facturatie over te gaan. Mocht een organisatie dit nog niet in gang gezet hebben. Dan zijn ze nu toch wel genoodzaakt. Dit vraagt het Purchase to Pay Process: facturen kunnen nu niet meer als papieren document verstuurd. Zelfs een PDF-document volstaat nog niet aan deze eisen. Alleen als xml-bestand voldoet een factuur aan de eisen van de overheid. Ook een factuur in xml-format is nu geschikt al factuur. Het ziet er anders uit dan we zijn gewend, maar met de factuurverwerking zal dit alleen maar voordeliger uitpakken. Op deze manier zijn de documenten geschikt als Purchase to Pay Process: wanneer een document beschikt over Object Character Recognition (OCR) kunnen de documenten ook ingelezen worden door de software. Ze worden in het systeem geconverteerd naar een data-bestand. Het meest ideale is het xml-betand, maar zolang een e-factuur beschikt over OCR, dan kan het nog steeds voldoen aan de nieuwe eisen van P2P. De digitalisering vraagt wel een uitgebreider Purchase to Pay Process: het werkt nog beter als de leveranciers ook e-facturen versturen. Wanneer alle partijen hun systemen aansluiten op deze elektronische verwerking, zorgt dit voor een algehele administratie dat sneller, efficiënter en meer compliant is.

Kies de juiste software

De website icreativep2p.com is helemaal gericht op het Purchase to Pay Process: namelijk de achtergrond en de software die hiervoor nodig is. Met uiteraard de experts die daarbij betrokken kunnen worden. Daarnaast staat er veel ervaring beschreven van eerdere bedrijven die al de stap hebben genomen. Duidelijk is meteen dat het veel werk en inzet vraagt. Maar met de volgende software programma’s leidt dat tot een succesvol Purchase to Pay Process:

  • Basware
  • Kofax

Dit zijn twee systemen die gebouwd zijn voor de herkenning van elektronische facturen en deze te koppelen aan stamgegevens en bestellingen. Het herkennen gaat verder dan alleen het invoeren van de informatie in het systeem. Uiteindelijk ontstaan de volgende voordelen uit het Purchase to Pay Process:

  • Centraal management van financiële gegevens en processen.
  • Koppelen van meerdere informatiestromen.
  • Betere compliance van financiële gegevens.
  • Efficiënte sourcing en contractmanagement.

De bovenstaande effecten geven ook bedrijven die niet genoodzaakt zijn tot e-factureren hun systemen over te zetten in het Purchase to Pay Process: een gedigitaliseerde, efficiëntere en kostenbesparende administratie.

Share on FacebookShare on Google+Tweet about this on TwitterShare on LinkedIn


Comments are closed.